Výběrové řízení (VŘ) na uspořádání eventu není o výběru nejlevnější nabídky. Správně nastavený tendr je investice, která se vám vrátí v kvalitě výsledného projektu. Jak tedy na to?
Daniel Olszyna
člen výkonného výboru České eventové asociace
Tendrujte chytře a efektivně
Chcete interně studovat 10 agenturních prezentací? Věřím, že ne. Nikdo vám tím samozřejmě neupírá právo výběru, stačí ho jen udělat chytře. V prvním kole si nechte zaslat profil vytipovaných agentur a jejich referenční projekty. S těmi, co zaujmou, si dejte online call nebo schůzku. Rychle poznáte, s kým vám do budoucna bude fungovat chemie. Až pak zadejte úzkému poolu agentur ke zpracování detailní návrh. Šetříte čas i náklady na obou stranách.
Pro samotné VŘ můžete využit tato doporučení:
Připravte kvalitní zadání
Dobrý brief je základ. Nejde jen o termín, lokaci a počet účastníků. Dejte agenturám kontext – proč akci pořádáte, co je skutečným cílem a kdo je vaše cílová skupina. Čím lepší zadání dáte, tím lepší návrhy dostanete. Umožněte agenturám detailní debrief. Už to, jak a na co se budou ptát, vám pomůže udělat si obrázek o jejich odbornosti.
Definujte rozpočet i kritéria
Uveďte alespoň orientační rozpočet. Bez něj agentury nemůžou trefit, jaký level řešení čekáte. Jiný návrh připravíte za milion, jiný za tři. Nastavte od počátku i jasná kritéria hodnocení, dejte jim metriky a těch se držte při vyhodnocení (kreativita, reference, cena apod.).
Nechte agentury prokázat kreativitu
Nezadávejte do VŘ přílišné detaily ani vaši komplexní představu o scénáři akce. Popište cíl a klíčové požadavky – a nechte agentury navrhnout, jak by k řešení přistoupily. Pouze tak poznáte jejich přístup, myšlení i kreativitu.
Dejte dost času na zpracování
Solidní nabídka nevznikne za víkend. Ideální čas na přípravu jsou alespoň 3 týdny. Berte v potaz, že první týden často vezme agenturám jen analýza vašeho zadání. V případě vícekolového procesu máte jistotu, že agentury vaše poptávka časově nezaskočí.
Nedělejte „výběrka“ zbytečně
Pokud si nejste jisti, že akci opravdu chcete realizovat, výběrové řízení nevypisujte. Zbytečně pálíte čas i peníze všech stran, agenturám berete chuť spolupracovat a vaší firmě dobré jméno.
Nešetřete zpětnou vazbu
Agentury do nabídek investují týdny práce a často až stovky tisíc korun v nákladech. Zaslouží si vědět, proč neuspěly, co bylo skvělé a co méně. Případným skicovným pro nevítězného finalistu tendru můžete prokázat, že si jeho práce opravdu vážíte, i když tentokrát mu to těsně nevyšlo.
